コラム：1on1をブラッシュアップする
このページでは、ある程度1on1の運用が定着してきた方に向けて、
より効果的に1on1を実施していく為のスクリプトとマネージャーが意識すべきポイントについて説明しています。
このページの目次
1on1のスクリプト 1. リラックスする・目的を伝える2. 目標の進捗状況を確認する3. 課題の解決とサポート4. 個人の成長について確認する5. 次回の1on1の予定を立てる1on1でやってはいけないこと積極的にしてほしい質問集
1on1のスクリプト
効果的に相手から情報を引きだすためには、何よりも事前準備をしておくことが重要です。
1. リラックスする・目的を伝える
"こんにちは、[チームメンバーの名前]さん。前回の1on1からしばらく経ちますがどう過ごされてましたか。"
"こんにちは、今日はお時間いただきありがとうございます。
先月はこちらの都合でリスケしていただきすみませんでした。引き続き繁忙期で業務に忙殺されてますがなんとかやっております。"
"忙しい中かと思いますが事前のアジェンダ登録もしていただきありがとうございます。
改めてですが、この1on1の目的は現状の課題の確認、目標進捗の共有、(メンバーさん)のサポートできることを確認することです。
今日は登録してもらったアジェンダに沿って会話を進めていきますね"
このタイミングで事前にアジェンダとして登録されていることを確認しましょう！
"承知しました！"
2. 目標の進捗状況を確認する
"最近の目標やプロジェクトの進捗状況はどうですか？何か進展がありましたか？"
"はい、前回から進捗があったKRがあります。KR1についてはマイルストーンであるXXが達成したことで進捗100%を達成しました。"
Q. 1on1に慣れていなかったりが原因で、メンバーが自主的に成果や課題の共有することが困難な場合はどうしたらいいでしょうか？
A. メンバーだけでなく、責任者からも目標進捗を共有してもいいかもしれません。
うまくいったこと/続けたいこと、嬉しかったこと逆に、うまくいかなかったこと/改善したいこと、不満だったことなどをお互いに共有し合い、雰囲気に余裕を作りましょう。ただ事実を共有するだけでなく、感想や共感できたことも重ねて交換できるとさらに良いですね。
"素晴らしい成果ですね。KR2についてはどうですか？"
"KR2について、実は今困難に直面しています。
昨年より繁忙期の期間が２週間ほど伸びていることが大きな原因で期初に作成したマイルストーンの達成進捗から大きく停滞があります。"
3. 課題の解決とサポート
"なるほど、大きくは時間が足りないということが問題のようですね。その他の要因として何か進捗を停滞させる要因に心当たりはありますか？また、どのようにサポートできるでしょうか？"
"はい、繁忙期もようやく終わりが見えてきたので全く手を付けられていなかった状態からは改善しそうですが、期間の終了時に間に合わない可能性があります。
もし可能ならば、マイルストーンに掲げているアクションの実行について、w私以外に実際に手を動かせる人員がいてくれるとありがたいと考えています。別部門の誰かに協力を依頼できないでしょうか？"
"このマイルストーンの内容なら、XX部門の数名に企画の段階で調査に関わってもらった経緯がありましたね、内容によっては協力を仰げるかもしれません。具体的にどのような事を依頼したいですか？"
…
…
4. 個人の成長について確認する
"目標運用を通して、直近個人に何か変化が生まれたりしましたか？"
“私は部門目標とは別に個人目標を設けているのですが、その目標を通して最近、メンバーとの関係性に変化がありました。
具体的には、私は個人目標に「XXX」を掲げているのですが、最近進捗が進んでいない様子をResilyで見たチームメンバーのAさんがチームMTGの中で何か問題が起こっているのかと尋ねてくれました。
繁忙期で更新ができていなかったことが理由だったのですが、チームメンバーが私の個人目標を気にかけてくれていることが嬉しかったです。
5. 次回の1on1の予定を立てる
"他にメンバーさんからお話ししたいことがなければ、今日はここまでにしようと思います。次回の1on1の日時やテーマについては何か提案がありますか？"
"特にありませんが、次回も目標の進捗や課題解決について話したいと思います。"
"わかりました。この打ち合わせが終わった後に次回の日程のスケジューラー設定しておいてもらえますか？
今日はどうもありがとうございました。"
"ありがとうございました。次回もよろしくお願いします。"
1on1でやってはいけないこと
1on1はリラックスした雰囲気で実施することが重要ですが、一方で抑えるべきポイントをしっかりと抑えなければ時間を浪費するだけでなく、逆の効果を与えることもあります。
そうならないために、避けるべき行動を改めて確認しましょう。
- 具体性の低い質問をしてチームメンバーが回答しづらい雰囲気を作ること
- チームメンバーの個人的な問題やプライベートなことに踏み込むこと
- チームメンバーを批判することや否定的なフィードバックを与えること
- プライバシーを侵害するような質問をすること
- チームメンバーを圧迫したり、不当なプレッシャーをかけること
積極的にしてほしい質問集
- チームメンバーの成功や成果を積極的に認めること 「最近、何かうれしかったことや達成したことはありますか？」
- チームメンバーの挑戦や困難に共感し、サポートする姿勢を示すこと 「最近、難しかったことや、乗り越えたことはなんですか？」
- チームメンバーのスキルや能力の向上に向けた取り組みを促進し、サポートすること 「スキルアップや成長のために、やってみたいことはありますか？」
- チーム全体の進捗や目標達成状況を明確に共有し、フィードバックを提供すること 「チーム全体の目標に、どんな進捗がありましたか？」
- コラボレーションやコミュニケーションの改善点をチームメンバーと協力して探り、解決策を模索すること 「チーム内での連携やコミュニケーションをもっと良くするためにはどうすればいいと思いますか？」
- ワークライフバランスやストレス管理に配慮し、必要なサポートを提供すること 「自分に向き合う時間はきちんと作れていますか？ストレスがたまった時のリラックス方法などありますか？」
- 業界のトレンドや市場動向について情報を共有し、チームメンバーの意識を高めること 「最近の業界の動向やトレンドなどについて情報収集はしてますか？その中で何か興味を持ったことはありましたか？」
- チームメンバーの意欲やモチベーションを高めるための機会を提供し、フィードバックを与えること 「仕事や目標達成へのモチベーションを保つために何か工夫していることはありますか？」
- 役割や責任の明確化を促進し、チームメンバーの自己責任を促すこと 「今、チーム内での自分の役割や責任について、明確になってると思いますか？」
- チームメンバーの学びや成長に関するフィードバックを交換し、成長の機会を提供すること 「貴方の思うこのチームの強みはなんだと思いますか？」 「もし改善点があるとすればどんなことだと思いますか？」
- チームメンバーの強みや専門知識を活用し、チームの成果に貢献する機会を提供すること 「自分の得意なことやチーム内での強みはなんだと思いますか？その強みをチーム内でどう活かしていますか？」
- 効果的なコミュニケーションツールやプラットフォームの活用方法を指導し、チームの効率性を向上させること 「Resilyの使い方について、わからない事はありますか？」 「チーム内で工夫してるResilyの使い方があれば教えてください。」